خدمة تحويل المحتوى القديم إلى مكتبة معرفة منظمة
تمتلك كثير من الشركات اليوم كميات كبيرة من المعرفة المتراكمة داخل ملفات PDF وWord ورسائل البريد الإلكتروني والعروض التقديمية وتسجيلات الاجتماعات والمحادثات الداخلية وأدلة التشغيل القديمة، لكن وجود هذه المواد لا يعني أن الموظفين يستطيعون الوصول إليها أو الاستفادة منها بسهولة. من هنا تظهر فكرة مشروع تحويل المحتوى القديم إلى مكتبة معرفة منظمة، وهي خدمة تجمع المحتوى المتناثر، وتفرزه، وتزيل التكرار والتعارض، ثم تحوله إلى قاعدة معرفة واضحة وسهلة البحث والاستخدام.
وتزداد أهمية هذه الخدمة مع توسع العمل الرقمي واعتماد الشركات المتزايد على أدوات الذكاء الاصطناعي، خصوصًا أن المحتوى غير المنظم أو المتناقض قد يؤدي إلى نتائج غير دقيقة عند استخدامه مصدرًا للبحث والأنظمة الذكية. ولا يحتاج المشروع في بدايته إلى مكتب كبير أو معدات مكلفة، إذ يمكن تشغيله من المنزل أو مكتب صغير بالاعتماد على فريق محدود وأدوات سحابية وبرامج للذكاء الاصطناعي تساعد في استخراج النصوص والتصنيف والتلخيص، مع بقاء المراجعة البشرية عنصرًا أساسيًا.
تبدأ الخدمة بجمع الملفات من مصادر مختلفة مثل Google Drive وMicrosoft 365 وأجهزة الشركة وأنظمة إدارة المستندات، ثم تصنيفها حسب الأقسام والموضوعات ونوع المعرفة. ويمكن مثلًا تحويل عشرات الملفات المتفرقة إلى أقسام واضحة تشمل إجراءات التشغيل، خدمة العملاء، المبيعات، الموارد البشرية، الأسئلة الشائعة، المنتجات والخدمات، السياسات الداخلية والتدريب. ولا يقتصر العمل على نقل الملفات إلى مجلدات جديدة، بل يتضمن استخراج المعلومات المهمة وإعادة صياغتها في وحدات قصيرة، وربط الموضوعات ببعضها، وتحديد مصدر كل معلومة وتاريخ مراجعتها، مع تمييز المحتوى المعتمد عن القديم والمسودات.
ويمكن تقديم الخدمة كمشروع لمرة واحدة أو في صورة اشتراك شهري يتضمن تحديث المكتبة ومراجعة المحتوى وإضافة المواد الجديدة.
السوق المستهدف واسع نسبيًا، لأن المشكلة لا ترتبط بصناعة محددة، ويمكن استهداف الشركات الصغيرة والمتوسطة ومكاتب الاستشارات والتدريب والوكالات التسويقية وشركات البرمجيات والعيادات والمراكز الخدمية وشركات التجارة الإلكترونية والخدمات المهنية. وتبرز الفرصة خصوصًا لدى الشركات التي تضم نحو 10 إلى 200 موظف، حيث توجد كمية معتبرة من المعرفة دون وجود فريق متخصص في إدارتها. وتتمثل المنافسة في المستقلين المتخصصين في التوثيق ومستشاري إدارة المعرفة وشركات تنظيم المستندات ووكالات المحتوى، إضافة إلى أدوات إدارة المستندات وقواعد المعرفة، لكن قيمة المشروع تكمن في تنظيم المحتوى نفسه وتحويله إلى معرفة قابلة للاستخدام.
