خدمة إنشاء أدلة تشغيل داخلية للمشاريع الصغيرة

تشهد المشاريع الصغيرة والمتوسطة اليوم توسعا متسارعا في مختلف القطاعات إلا أن عددا كبيرا منها لا يزال يعتمد على خبرة صاحب المشروع واجتهاده الشخصي في إدارة العمل بدلا من وجود إجراءات واضحة ومنظمة تحكم سير العمليات اليومية . ومع مرور الوقت واتساع حجم النشاط تبدأ تحديات عديدة بالظهور مثل تفاوت مستوى الخدمة وصعوبة تأهيل الموظفين الجدد وفقدان الخبرات عند مغادرة أحد العاملين إلى جانب تراجع الكفاءة والإنتاجية نتيجة غياب آلية عمل موحدة .
في هذا السياق تبرز خدمة إعداد الأدلة التشغيلية الداخلية باعتبارها واحدة من الخدمات التي أصبحت أكثر أهمية للمشاريع الصغيرة . تقوم فكرة الخدمة على توثيق جميع العمليات والإجراءات داخل المنشأة بطريقة عملية ومنظمة بحيث يمتلك المشروع مرجعا واضحا يشرح المهام اليومية والسياسات الداخلية وآليات تنفيذ الأعمال وهو ما يسهم في استقرار الأداء وسهولة نقل المعرفة بين أفراد الفريق.
تبدأ مراحل تنفيذ الخدمة بعقد لقاء مع صاحب المشروع للتعرف على طبيعة النشاط وأهدافه ثم دراسة أسلوب العمل القائم وتحليل مختلف العمليات التشغيلية قبل الانتقال إلى توثيقها بصورة احترافية . وبعد الانتهاء من هذه المرحلة يتم إعداد دليل تشغيلي متكامل يضم إجراءات العمل اليومية والوصف الوظيفي لكل موظف والسياسات الداخلية وخطوات خدمة العملاء وآلية استقبال الطلبات وإدارة المخزون عند الحاجة وإجراءات الجودة وآلية التعامل مع الشكاوى إضافة إلى نماذج العمل المختلفة وقوائم التحقق Checklists التي تساعد على متابعة تنفيذ المهام بصورة دقيقة .
وعند اكتمال إعداد الدليل يحصل العميل على نسخة رقمية قابلة للتعديل مع إمكانية تقديم جلسة تدريبية مختصرة لفريق العمل لشرح طريقة الاستفادة من الدليل وتطبيقه بالشكل الصحيح. كما يمكن توفير أكثر من باقة تناسب احتياجات العملاء فيكون هناك دليل أساسي للمشاريع الناشئة ودليل تشغيلي متكامل للمشاريع التي تضم عددا أكبر من الموظفين إلى جانب خدمة تحديث الأدلة بصورة دورية مقابل اشتراك سنوي.